Viljakaiset kokoontuivat ensimmäisen kerran sukutapaamiseen 6.7.1996 Virtasalmelle. Paikalle saapui yli sata sukulaista, joista 80 liittyi perustavassa kokouksessa Sukuseura Viljakainen ry:n jäseniksi. Tällä hetkellä sukuseurassa on lähes 300 jäsentä. Sukupäivää vietetään joka vuosi kesä-elokuussa ja samalla pidetään sääntömääräinen vuosikokous.
Sukuseura Viljakainen ry:n säännöt
Hyväksytty perustavassa kokouksessa Virtasalmella 6.7.1996
Tarkennettu vuosikokouksessa Joroisissa 5.7.1997
Hyväksytty yhdistysrekisterissä 19.9.1997 rek. numerolla 171107
Tarkennettu Ristiinassa 21.7.2007
Tarkennettu Savonlinnassa 18.6.2022
1 § Nimi ja kotipaikka
Yhdistyksen nimi on Sukuseura Viljakainen ry. Yhdistyksen kieli on suomi, kotipaikka on Joroinen ja toimialueena koko maa.
2 § Sukuseuran tarkoitus ja toiminta
Sukuseurayhdistyksen (josta jäljempänä näissä säännöissä käytetään nimitystä sukuseura) tarkoituksena on vaalia suvun perinteitä sekä edistää ja edesauttaa yhteenkuuluvaisuuden tunnetta jäsenten keskuudessa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi sukuseura pyrkii pitämään hyvät yhteydet suvun jälkeläisiin ja lisäämään aktiivisuutta
– järjestämällä ja pitämällä kokouksia
– keräämällä ja arkistoimalla sukua koskevaa tietoutta
– selvittämällä suvun vaiheita sekä saattamalla tutkimustyön tulokset jäsenten tietoon
– luetteloimalla jatkuvasti suvun jäsenet
– pitämällä yhteyttä muihin alan järjestöihin
– järjestämällä yhteisiä retkiä sekä toimittamalla sukulehteä
Toimintansa tukemiseksi sukuseura voi vastaanottaa lahjoituksia sekä pitää myyjäisiä ja arpajaisia.
3 § Sukuseuran jäsenet
Sukuseuran varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä jokainen 18 vuotta täyttänyt henkilö, joka polveutuu Viljakaisten suvun esi-isästä, tai joka on avio- tai avoliiton kautta tähän sukuun liittynyt ja hyväksyy sukuseuran tarkoituksen. Kannattavaksi jäseneksi voidaan hyväksyä yksityinen henkilö tai oikeuskelpoinen yhteisö, joka haluaa tukea sukuseuran tarkoitusta ja toimintaa.
Sukuseuraan pyrkivän on ilmoitettava siitä sukuseuran hallitukselle. Hallitus hyväksyy hakemuksesta varsinaiset jäsenet ja kannattavat jäsenet.
Kunniajäseneksi voi sukuseuran kokous hallituksen esityksestä kutsua henkilön, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut sukuseuran toimintaa. Hallituksen tulee pitää luetteloa sukuseuran jäsenistä. Saavutetut jäsenoikeudet säilyvät.
4 § Eroaminen sukuseurasta
Jäsenellä on oikeus erota sukuseurasta ilmoittamalla siitä kirjallisesti sukuseuran hallitukselle tai sen puheenjohtajalle taikka sukuseuran kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan.
Hallitus voi erottaa jäsenen sukuseurasta, jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksunsa maksamatta tai muuten jättänyt täyttämättä ne velvoitukset, joihin hän on sukuseuraan liittymällä sitoutunut, tai jos hän on menettelyllään sukuseurassa huomattavasti vahingoittanut sukuseuraa tai sen jäseniä tai ei enää täytä laissa taikka sukuseuran säännöissä mainittuja jäsenyyden ehtoja.
5 § Jäsenmaksu
Varsinaisilta jäseniltä ja kannattavilta jäseniltä peritään vuotuinen jäsenmaksu, jonka suuruudesta vuosikokous päättää erikseen kummallekin jäsenryhmälle. Kunniajäsenet eivät maksa jäsenmaksua.
6 § Sukuseuran hallitus
Sukuseuran asioita hoitaa hallitus, johon kuuluu vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja kuusi (6) muuta varsinaista jäsentä sekä kolme (3) varajäsentä. Hallitus valitaan kolmeksi (3) vuodeksi siten, että hallituksen jäsenistä on vuosittain kolmannes erovuorossa. Kahden ensimmäisen vuoden aikana erovuoroiset määrätään arvalla. Erovuorossa oleva jäsen voidaan valita uudelleen.
Hallituksen sekä puheenjohtajan toimikausi on kolme (3) vuotta. Hallitus valitsee keskuudestaan vuosittain varapuheenjohtajan sekä keskuudestaan tai muista jäsenistä sihteerin, taloudenhoitajan sekä yhdistykselle tarpeelliset muut toimihenkilöt.
Hallitus voi keskuudestaan asettaa avukseen valiokuntia erityisten tehtävien hoitamista varten. Samalle henkilölle voidaan osoittaa useita tehtäviä.
Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta, tai kun vähintään puolet hallituksen jäsenistä sitä vaatii. Hallitus voi pitää myös etäkokouksen teknisen laitteen välityksellä.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja mukaan luettuna on läsnä. Äänestykset ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan päätökseksi tulee se mielipide, jota puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallituksen kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa.
7 § Sääntömääräinen kokous
Sukuseuran vuosikokous pidetään huhti- elokuun välisenä aikana vuosittain. Hallitus voi harkintansa mukaan mahdollistaa myös jäsenten etäosallistumisen kokoukseen teknisen laitteen välityksellä.
Sukuseuran kokouksissa on jokaisella läsnä olevalla varsinaisella jäsenellä ja kunniajäsenellä yksi ääni. Valtakirjalla ei voi äänestää. Kannattavilla jäsenillä on kokouksessa vain läsnäolo- ja puheoikeus. Sukuseuran kokouksen päätökseksi tulee, ellei säännöissä ole toisin määrätty, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänestys on avoin, ellei ole päätetty käyttää suljettua äänestystä. Äänten mennessä tasan ratkaisee se mielipide, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa, vaaleissa kuitenkin arpa.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun sukuseuran kokous niin päättää tai kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään kymmenesosa (1/10) sukuseuran äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kolmenkymmenen vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty hallitukselle.
8 § Kokouksen koolle kutsuminen
Hallituksen on kutsuttava sukuseuran kokoukset koolle vähintään kahta viikkoa ennen kokousta jäsenille postitetussa omassa sukulehdessä tai jäsenille postitetuilla kirjeillä tai sähköpostitse.
9 § Vuosikokouksessa käsiteltävät asiat
Vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
- kokouksen avaus
- kokoukselle valitaan puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjan tarkastajaa ja kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen esityslista
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille vastuuvelvollisille
- vahvistetaan hallituksen laatima seuraavan kalenterivuoden toimintasuunnitelma ja talousarvio sekä päätetään seuraavana kalenterivuonna kannettavien jäsenmaksujen suuruudesta
- valitaan hallituksen puheenjohtaja joka kolmas vuosi ja muut jäsenet erovuoroisten tilalle
- valitaan yksi toiminnantarkastaja ja varatoiminnantarkastaja
- päätetään muista kokouskutsussa ilmoitetuista asioista.
Mikäli sukuseuran jäsen haluaa saada jonkin asian sukuseuran vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti hallitukselle niin hyvissä ajoin, että asia voidaan sisällyttää kokouskutsuun. Kokouksen muun ohjelman tulee, mikäli mahdollista, liittyä sukuseuran tarkoitusperiin.
10 § Sukuseuran nimen kirjoittajat
Sukuseuran nimen kirjoittavat hallituksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja yhdessä tai jompikumpi yhdessä sihteerin tai taloudenhoitajan kanssa.
11 § Sukuseuran tilikausi
Sukuseuran tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava toiminnantarkastajalle viimeistään kolme (3) viikkoa ennen vuosikokousta. Toiminnantarkastajan tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen vuosikokousta sukuseuran hallitukselle. Toiminnantarkastajan toimikausi on vuosikokousten välinen aika.
12 § Sääntöjen muuttaminen ja muut määräenemmistöä vaativat asiat
Päätös näiden sääntöjen muuttamisesta, sukuseuran purkamisesta sekä kiinteistön ostamisesta, myymisestä tai kiinnittämisestä voidaan tehdä vain, jos siitä on kokouskutsussa nimenomaan ilmoitettu. Edellä mainittujen päätösten tekoon tarvitaan kolmen neljäsosan (3/4) äänten enemmistö äänestyksessä annetuista äänistä.
Jos sukuseura purkautuu, viimeisessä sukuseuran kokouksessa on päätettävä sukuseuran omaisuuden käyttämisestä sukuseuran tarkoitusperiä vastaavalla tavalla. Sukuseuran tullessa lakkautetuksi käytetään sen varat samaan tarkoitukseen.